智慧校園案例分享 - 華南理工大學(xué)“一張表”工程

來(lái)源：華南理工大學(xué)官網(wǎng)

在高校信息化建設(shè)的起步階段，高校各業(yè)務(wù)部門(mén)多數(shù)是以自行建設(shè)本部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)或服務(wù)平臺(tái)為主，如人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)等。在隨后發(fā)展的過(guò)程中，逐漸暴露出很多問(wèn)題：
每個(gè)系統(tǒng)或平臺(tái)的登錄入口分布在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，且不同的登錄用戶名和密碼對(duì)記憶力發(fā)起一次次挑戰(zhàn)；
最大的問(wèn)題還是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享程度低，導(dǎo)致相似的數(shù)據(jù)需要在多個(gè)系統(tǒng)中重復(fù)填報(bào)，例如績(jī)效考核、職稱評(píng)審、導(dǎo)師資格審查等都需要填報(bào)教學(xué)科研成果，以至于教師需要在每個(gè)系統(tǒng)中重復(fù)填報(bào)。
另外，還存在通過(guò)線下方式填報(bào)數(shù)據(jù)的情況。線下填報(bào)方式在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、權(quán)威性等方面得不到保證，采集數(shù)據(jù)花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、精力大、統(tǒng)計(jì)困難。
“填表難”逐漸成為教師吐槽的突出問(wèn)題。2018年底，華南理工大學(xué)提出建設(shè)“五個(gè)一”工程，即一套數(shù)據(jù)、一個(gè)入口、一個(gè)賬號(hào)、一張報(bào)表、一站式服務(wù)。學(xué)校開(kāi)始開(kāi)展“一張表”工程建設(shè)工作。
“一張表”工程建設(shè)方案
“一張表”工程的建設(shè)，通過(guò)數(shù)據(jù)共享、統(tǒng)一展現(xiàn)、統(tǒng)一采集、歸口管理、自動(dòng)填報(bào)的方式，實(shí)現(xiàn)“只填一次，全面共享”，解決教師“填表難”問(wèn)題，并定位為教師整個(gè)教研周期和學(xué)校學(xué)科發(fā)展服務(wù)。
校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)權(quán)威數(shù)據(jù)源和社會(huì)權(quán)威數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)共享機(jī)制，同步到“一張表”平臺(tái)；業(yè)務(wù)部門(mén)線下管理的權(quán)威數(shù)據(jù)導(dǎo)入“一張表”平臺(tái)。以上權(quán)威數(shù)據(jù)在“一張表”平臺(tái)統(tǒng)一向教師展現(xiàn)。無(wú)權(quán)威數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)在“一張表”平臺(tái)統(tǒng)一采集，由教師個(gè)人錄入。
“一張表”工程建設(shè)方案
來(lái)源于權(quán)威數(shù)據(jù)源且未被修改的數(shù)據(jù)，以及教師個(gè)人錄入或修改并審核通過(guò)的數(shù)據(jù)，均視為有效數(shù)據(jù)，可同步到其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)應(yīng)用，如人事考核、職稱評(píng)審、導(dǎo)師資格評(píng)定、教師畫(huà)像、統(tǒng)計(jì)分析等。同時(shí)，教師個(gè)人也可在“一張表”導(dǎo)出EXCEL數(shù)據(jù)用于科研項(xiàng)目、人才項(xiàng)目申報(bào)等。
建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制
“一張表”平臺(tái)依托數(shù)據(jù)共享機(jī)制，通過(guò)學(xué)校數(shù)據(jù)共享中心實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，是建設(shè)在數(shù)據(jù)共享中心之上的應(yīng)用平臺(tái)。因此，要建設(shè)好“一張表”平臺(tái)，首先需要確立數(shù)據(jù)共享基本原則：
1.由數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)提供的數(shù)據(jù)（稱為權(quán)威數(shù)據(jù)源）的完整性、準(zhǔn)確性；
2.對(duì)權(quán)威數(shù)據(jù)源所提供數(shù)據(jù)的修改，必須在維護(hù)相應(yīng)權(quán)威數(shù)據(jù)源的應(yīng)用系統(tǒng)中修改并審核；
3.數(shù)據(jù)使用部門(mén)不允許新增或刪除數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門(mén)提供的數(shù)據(jù)；
4.數(shù)據(jù)使用部門(mén)如需對(duì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門(mén)提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，必須在自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行，且不能直接修改數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門(mén)提供的數(shù)據(jù)；
5.權(quán)威數(shù)據(jù)提供部門(mén)不負(fù)責(zé)提供維護(hù)、但數(shù)據(jù)使用部門(mén)需要用到的數(shù)據(jù)，由數(shù)據(jù)使用部門(mén)提出，經(jīng)數(shù)據(jù)權(quán)威部門(mén)同意后，由學(xué)校數(shù)據(jù)中心提供維護(hù)和審核界面。
以此數(shù)據(jù)共享基本原則為基礎(chǔ)建立的數(shù)據(jù)共享機(jī)制，將為“一張表”平臺(tái)的業(yè)務(wù)邏輯及數(shù)據(jù)基礎(chǔ)提供必要的保障。
確定權(quán)威數(shù)據(jù)源
根據(jù)業(yè)務(wù)情況，可將權(quán)威數(shù)據(jù)源分為以下幾類：
1.有業(yè)務(wù)部門(mén)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)：主要包括學(xué)校的教學(xué)、科研、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)核心數(shù)據(jù)。這類數(shù)據(jù)的權(quán)威數(shù)據(jù)源為主管業(yè)務(wù)部門(mén)，例如教務(wù)處、研究生院、科技處、人事處、財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處等。數(shù)據(jù)源系統(tǒng)則為相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，例如本科教務(wù)系統(tǒng)、研究生教務(wù)系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、國(guó)資管理系統(tǒng)等。這些數(shù)據(jù)源系統(tǒng)定時(shí)向?qū)W校數(shù)據(jù)中心同步業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
2.有業(yè)務(wù)部門(mén)管理而無(wú)業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)：例如各項(xiàng)教學(xué)獲獎(jiǎng)數(shù)據(jù)由教務(wù)處和研究生院負(fù)責(zé)管理，但是數(shù)據(jù)未進(jìn)入教務(wù)系統(tǒng)；部分創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目、教研教改項(xiàng)目及學(xué)校高等教育研究基金立項(xiàng)項(xiàng)目、中國(guó)博士后科學(xué)基金項(xiàng)目等分別由教務(wù)處、研究生院、高等教育研究所和人事處線下管理。這類數(shù)據(jù)可由主管業(yè)務(wù)部門(mén)定期提供EXCEL后臺(tái)導(dǎo)入學(xué)校數(shù)據(jù)中心，或直接在“一張表”平臺(tái)的數(shù)據(jù)維護(hù)頁(yè)面上進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)管理。
3.業(yè)務(wù)部門(mén)難以全面掌握且有網(wǎng)上數(shù)據(jù)來(lái)源的公開(kāi)數(shù)據(jù)：主要指論文、專利等公開(kāi)數(shù)據(jù)。這類數(shù)據(jù)可聯(lián)合第三方的專業(yè)機(jī)構(gòu)或企業(yè)，通過(guò)技術(shù)手段從公開(kāi)平臺(tái)獲取數(shù)據(jù)，經(jīng)復(fù)雜算法與校內(nèi)教師信息進(jìn)行匹配后，在“一張表”平臺(tái)推送給教師認(rèn)領(lǐng)。
4.無(wú)業(yè)務(wù)部門(mén)管理無(wú)權(quán)威數(shù)據(jù)來(lái)源的數(shù)據(jù)：對(duì)于無(wú)法通過(guò)以上三種手段獲取到的數(shù)據(jù)，由教師在“一張表”平臺(tái)錄入，并由學(xué)院審核。
數(shù)據(jù)補(bǔ)充及報(bào)錯(cuò)流程
教師本人對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行報(bào)錯(cuò)及補(bǔ)充，是數(shù)據(jù)治理的一項(xiàng)重要手段。圖2為數(shù)據(jù)補(bǔ)充及報(bào)錯(cuò)流程。
數(shù)據(jù)補(bǔ)充及報(bào)錯(cuò)流程
數(shù)據(jù)報(bào)錯(cuò)流程的原則是數(shù)據(jù)問(wèn)題歸口管理。對(duì)于教師反饋的數(shù)據(jù)問(wèn)題，均由數(shù)據(jù)源頭核查及修改：
對(duì)于有權(quán)威源系統(tǒng)的必須在權(quán)威源系統(tǒng)修改后再同步到“一張表”。無(wú)論數(shù)據(jù)源是校內(nèi)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，還是第三方的網(wǎng)推數(shù)據(jù)系統(tǒng)，都必須由數(shù)據(jù)源修改后再同步到“一張表”，不允許在“一張表”直接修改數(shù)據(jù)。
對(duì)于業(yè)務(wù)部門(mén)線下維護(hù)導(dǎo)入“一張表”的數(shù)據(jù)，以及業(yè)務(wù)部門(mén)在“一張表”界面上維護(hù)的數(shù)據(jù)，必須由該業(yè)務(wù)部門(mén)在“一張表”上修改數(shù)據(jù)。
對(duì)于教師個(gè)人在“一張表”錄入或補(bǔ)充的數(shù)據(jù)，若需修改，應(yīng)由數(shù)據(jù)審核人員退回給教師本人進(jìn)行修改后重新提交，審核人員再次審核。
數(shù)據(jù)填報(bào)
在“一張表”平臺(tái)上，凡是來(lái)源于權(quán)威數(shù)據(jù)源且未經(jīng)修改的數(shù)據(jù)，以及教師個(gè)人補(bǔ)充錄入且審核通過(guò)的數(shù)據(jù)，均認(rèn)為是有效數(shù)據(jù)。有效數(shù)據(jù)可進(jìn)行數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)應(yīng)用。
高校最常用的“一張表”數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)應(yīng)用，主要包括績(jī)效考核、職稱評(píng)審、導(dǎo)師遴選、導(dǎo)師資格審查等，還可以應(yīng)用于“雙一流”數(shù)據(jù)填報(bào)、高基報(bào)表填報(bào)、各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。
對(duì)于廣大教師來(lái)說(shuō)，借助“一張表”平臺(tái)最大的意義在于，可大大減輕各項(xiàng)填表工作。
在此之前，績(jī)效考核、職稱評(píng)審、導(dǎo)師遴選、導(dǎo)師資格審查都需要重復(fù)填寫(xiě)大量的相似數(shù)據(jù)，包括個(gè)人基本信息、近五年的教學(xué)科研業(yè)績(jī)等。對(duì)于業(yè)績(jī)突出的教師，僅教學(xué)工作量、論文、專利等幾大項(xiàng)數(shù)據(jù)就可以達(dá)到上百條數(shù)據(jù)，每填寫(xiě)一次都是巨大的工作量，且每條數(shù)據(jù)的具體信息，例如課程課時(shí)、學(xué)生人數(shù)、論文期刊期號(hào)、出版時(shí)間、影響因子等，需要查閱各個(gè)系統(tǒng)及各種資料才能填寫(xiě)完整。
有了“一張表”平臺(tái)之后，可根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則，為教師自動(dòng)提取相應(yīng)時(shí)間段內(nèi)符合要求的數(shù)據(jù)條目，并自動(dòng)提供幾乎全部的具體信息。這樣，課程課時(shí)、授課學(xué)生人數(shù)、論文期刊期號(hào)、出版時(shí)間、影響因子都已自動(dòng)填充，教師只要核對(duì)無(wú)誤即可直接提交，極大地減輕了教師的填報(bào)壓力，使教師能更專注地將精力投入到教學(xué)科研工作中。

建設(shè)成效

消除信息孤島，數(shù)據(jù)高度共享。華南理工大學(xué)“一張表”工程自2018年底啟動(dòng)以來(lái)，已集成了五大類共44小類的數(shù)據(jù)項(xiàng)，其中使用率最高的數(shù)據(jù)項(xiàng)有“本科教學(xué)”“研究生教學(xué)”“指導(dǎo)研究生”“科研項(xiàng)目”“論文”“專利”等。當(dāng)前本科教學(xué)數(shù)據(jù)量達(dá)26671條，研究生教學(xué)數(shù)據(jù)99891條，科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)61971條，論文數(shù)據(jù)631553條，專利數(shù)據(jù)41698條。
目前，“一張表”平臺(tái)支撐的主要業(yè)務(wù)應(yīng)用包括：職稱評(píng)審、教職工績(jī)效考核、研究生導(dǎo)師招生資格審核等。2019~2021年已連續(xù)三年為人事處績(jī)效考核、崗聘業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支撐，2020~2022年連續(xù)三年為研究生院導(dǎo)師招生資格審查工作提供數(shù)據(jù)支撐和填報(bào)功能。
教師在一個(gè)平臺(tái)上能夠輕松獲取個(gè)人相關(guān)的各類數(shù)據(jù)，能夠通過(guò)簡(jiǎn)單操作完成大量業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)的填報(bào)，而數(shù)據(jù)來(lái)源的權(quán)威性也為學(xué)院、學(xué)校的數(shù)據(jù)審核提供了保證，使原本填報(bào)復(fù)雜、審核困難的工作變得輕松高效。
另外，“一張表”平臺(tái)還為各學(xué)院各業(yè)務(wù)管理部門(mén)提供統(tǒng)計(jì)分析和數(shù)據(jù)上報(bào)的權(quán)威數(shù)據(jù)源，各學(xué)院各部門(mén)無(wú)需再向教師征集各種數(shù)據(jù)，只需在“一張表”平臺(tái)中，通過(guò)各種維度條件查詢出所需數(shù)據(jù)，即可輕松導(dǎo)出。

作者：梁倩、趙春巖、鄒杜（華南理工大學(xué)）

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